Lorsque le salarié est amené à partir en voyage pour raisons professionnelles et que les frais ne sont pas pris en charge par son employeur, il peut déduire les frais de déplacement, de nourriture, d’hébergement et les frais annexes (Reisekosten) dans les conditions suivantes.
Le voyage d’affaires s’entend du voyage entreprise par le salarié qui, pour des raisons professionnelles, doit se rendre à un endroit autre que son lieu de travail habituel. Pour rappel, les frais de déplacement entre domicile et lieu de travail habituel font l’objet d’une déduction spécifique (voir article Les déplacements domicile-travail en Allemagne).
Les frais de déplacement
Les frais de déplacement (train, avion, voiture) sont déductibles pour leur montant réel sur justificatif (billets d’avion, de train).
Lorsque le salarié utilise une voiture (sa voiture privée ou un véhicule de fonction), il peut déduire les frais de déplacement forfaitairement à concurrence de 0,30 € par kilomètre parcouru. L’augmentation de 0,38 € au kilomètre ne s’applique pas aux frais de déplacement dans le cadre de voyages d’affaires.
Les frais de nourriture
Les frais de nourriture sont déductibles selon des montants forfaitaires en fonction de la durée d’absence.
– Pour une absence de plus de 24 h, le forfait est de 28 € par jour.
– Pour une absence de plus de 8 h, mais de moins de 24 h, le forfait est de 14 € par jour.
Lorsque les repas sont fournis par l’employeur, les forfaits doivent être réduits de 20 % (petit-déjeuner) ou de 40 % (déjeuner, dîner).
Pour les voyages d’affaires en dehors de l’Allemagne, les montants des forfaits varient selon les pays et les villes. Ainsi pour un voyage d’affaire à Paris, les forfaits sont les suivants :
– Pour une absence de plus de 24 h, le forfait est de 58 € par jour.
– Pour une absence de plus de 8 h, mais de moins de 24 h, le forfait est de 39 € par jour.
La déduction des frais de nourriture est limitée est aux trois premiers mois consécutifs passés au même endroit.
Les frais d’hébergement
Les frais d’hébergement (frais d’hôtel) sont déductibles pour leur montant réel sur justificatif.
Les frais annexes
Les frais annexes sont déductibles pour leur montant réel sur justificatif.
Il s’agit notamment des frais suivants (la liste n’est pas exhaustive) :
- Frais de consigne (bagage)
- Frais de parking
- Pourboires versés au personnel de l’hôtel
- Frais de télécommunication professionnelle ou, si le voyage dure plus d’une semaine, frais de télécommunication avec la famille.
Obligation de documentation
Il appartient au salarié de documenter le caractère professionnel du voyage, la durée et la distance du trajet. A cet effet, le salarié peut tenir un carnet de route (« Fahrtenbuch »). Il lui est également recommandé de conserver les justificatifs tels que factures d’essence, factures d’hôtel ainsi que toute correspondance susceptible de justifier le caractère professionnel du voyage.
Frais pris en charge ou remboursés par l’employeur
Lorsque l’employeur rembourse les frais de voyages d’affaires à son salarié dans les limites exposées ci-dessus, le remboursement constitue un avantage en nature. Cet avantage en nature est toutefois exonéré d’impôt. Parallèlement, le salarié ne peut pas déduire de son salaire les frais qui ont fait l’objet d’un remboursement par l’employeur.
Source Photo: Ryan McGuire, http://gratisography.com/
